La fattura elettronica è divenuta obbligatoria a partire dal primo gennaio 2019 per tutti i possessori di Partita Iva. Ogni attività, dunque, si è messa all’opera per adeguarsi a quelle che sono le disposizioni in materia. Tra le novità introdotte da questa legge c’è anche quella che riguarda la conservazione della fattura elettronica. Si tratta dell’ultima fase del nuovo processo di fatturazione che rende fruibile la fattura elettronica a fini fiscali e probatori.
Con l’introduzione dell’obbligo di fattura elettronica presente nella Legge di Bilancio, infatti, i nuovi oneri riguardano anche il trattamento, l’archiviazione ed il mantenimento nel tempo della fattura elettronica.
In realtà non si tratta di una novità in quanto anche per le fatture tradizionale bisognava, per legge, stamparle ed archiviarle per un periodo minimo di dieci anni con i criteri ed i requisiti stabiliti dalle norme fiscali e dal Codice civile.
La conservazione della fattura elettronica conferisce notevoli vantaggi per quanto riguarda la semplicità di archiviazione fatture, di trasferimento e di consultazione delle stesso. Queste sono le peculiarità fondamentali per un buon software per la conservazione della fattura elettronica.
Come funziona la conservazione della fatturazione elettronica
Ci sono diversi vincoli da rispettare per conservare la fattura elettronica. Innanzitutto il formato dovrà essere in XML. Grazie a questo formato viene certificata la data e l’ora di emissione. Inoltre, grazie alla firma digitale, sarà possibile verificare l’autore del file. Per quanto riguarda le informazioni all’interno della fattura elettronica, qui dovranno essere indicati il numero di fattura, la partita iva dei soggetti coinvolti e tutti gli altri dati indispensabili per l’emissione della stessa.
Per far sì che la fattura rientri in un lotto, questo dovrà rispettare il criterio cronologico e riportare una marca temporale e la firma digitale del soggetto responsabile.
In linea generale ci sono due sistemi per conservare la fattura elettronica. In primis c’è il sistema gratuito di conservazione fornito dall’Agenzia delle Entrate. Si tratta di una piattaforma valida esclusivamente per le fatture. C’è, poi, la possibilità di utilizzare software specializzati nella fatturazione elettronica che offrono agli utenti strumenti destinati alla conservazione delle fatture.
Questo può avvenire attraverso un’azione automatica, senza che siano richieste specifiche competenze tecniche. In linea pratica per effettuare correttamente la conservazione non è sufficiente il salvataggio di questi documenti in un hard disk. Bisogna, invece, seguire un processo regolamentato dal Codice dell’Amministrazione Digitale.
La conservazione elettronica deve rispettare regole tecniche che ne garantiscano l’autenticità e l’integrità, l’affidabilità, la leggibilità e la reperibilità. In questo modo si ha la certezza di non smarrire le fatture elettroniche e la possibilità di recuperarle in qualsiasi momento.
Si tratta, dunque, di uno strumento molto utile per le aziende e per gli enti che potrebbero avere necessità di riguardare determinate fatture. L’obbligo di fatturazione elettronica sta cambiando in modo radicale il concetto di azienda, portandola verso un futuro più connesso e digitalizzato, e, quindi, più semplice e fruibile in qualsiasi momento.
