Organizzare il lavoro d’ufficio in modo efficiente e senza sprechi di energia e tempo è possibile se si seguono queste dritte.
Spegnere i dispositivi elettronici
Per poter lavorare bene e mantenere la giusta considerazione, è importante spegnere tutti i dispositivi elettronici personali. In un ambiente di lavoro non dovrebbe essere consentito usare telefoni smartphone personali perché distraggono troppo.
Una buona idea è tenere il telefono spento e accenderlo solo quando hai concluso il lavoro che dovevi portare a termine. È una regola che tutti ci dovrebbero imporsi per evitare distrazioni che fanno rallentare e sbagliare il lavoro.
Programmare le attività
Il lavoro in ufficio va programmato in modo intelligente e sistematico. A inizio settimana bisognerebbe fare mente locale sui progetti da portare a termine, prevedendone anche il tempo necessario.
Tra le forniture di ufficio essenziali non deve mai mancare una lavagna per la programmazione settimanale del lavoro d’ufficio. Un ‘altra fornitura d’ufficio da ordinare è il detersivo liquido lavatrice che in alcuni ambienti di lavoro è sempre necessario.
Archiviare a fine settimana
Dopo aver programmato il lavoro a inizio settimana, è importante archiviare tutto quello che è stato portato a termine durante la settimana. Per lavorare bene e procedere con il lavoro d’ufficio è fondamentale dedicare le ultime ore della giornata di venerdì all’archiviazione dei documenti.
Servono cartelline, etichette adesive e altri materiali del genere per archiviare documenti in modo intelligente. Adottare un sistema di archiviazione consente di ritrovare in un attimo il documento che serve senza alcuna perdita di tempo. L’efficienza dell’organizzazione dell’archiviazione del lavoro è un fattore indispensabile per snellire il lavoro d’ufficio.
Rispondere alle e-mail solo in una fascia oraria
Moltissime persone sono concordi nel dire che molto tempo sul lavoro viene sprecato per rispondere alle comunicazioni e alle e-mail. Una buona idea per ottimizzare il lavoro ed evitare le perdite di tempo è stabilire una fascia oraria da dedicare alla corrispondenza via e-mail.
Invece di rispondere alle e-mail mano a mano che arrivano, è più efficiente aspettare la fine della mattinata e rispondere a tutte in una volta sola senza dover interrompere quello che stai facendo ogni volta che arriva una notifica.
Fare una cosa per volta
Esser multitasking è pressoché impossibile. Non si può parlare al telefono e scrivere una e-mail allo stesso tempo perché sono ambedue operazione che richiedono un certo livello di concentrazione.
Per lavorare in modo efficiente bisogna dedicarsi a un’operazione per volta. In questo modo si svolge un lavoro con la massima concentrazione avendo la certezza che il risultato è impeccabile e senza errori. Non vale la pena fare più cose insieme e poi doverle rivedere tutte perché sono state fatte male con poca concentrazione.
Delegare
Questo ultimo consiglio è sempre collegato al fatto che non si può essere multitasking. Quando ci sono più lavori da svolgere nell’arco di una giornata, è meglio delegare e saper decidere a che cosa dedicarsi e lasciare il resto a un altro collega.
